Menu
Als ondernemer moet je om meerdere redenen je administratie bewaren.
In eerste instantie met de bedoeling je boekhouder deze te laten verwerken tot een balans (overzicht van zakelijke bezittingen en schulden) en een resultaatoverzicht.
Deze gegevens zijn nodig om de aangifte over je inkomsten aan te geven (inkomstenbelasting bij eenmanszaak of v.o.f. en vennootschapsbelasting bij een b.v.). Deze balans en resultatenoverzicht zijn tevens handig. Je kan zelf zien hoe je onderneming er voor staat en welke omzet en kosten je in een periode hebt gemaakt.
Nadat je boekhouding is verwerkt moet je deze nog zeven jaar bewaren voor de belastingdienst. Dit is met name voor het geval als de belastingdienst je boekhouding wilt controleren. Dit geld niet alleen voor de facturen en bankafschriften maar ook voor alle andere documenten waar gegevens van je onderneming op staat.
De belastingdienst mag tot vijf jaar terug gaan met haar controles en je dient je boekhouding zeven tot 10 jaar te bewaren. In de meeste gevallen is het 7 jaar. Voor onroerende zaken moet je het echter 10 jaar bewaren.
Uitgebreide informatie over wat u moet bewaren vindt u op de site van de belastingdienst. In hoofdlijnen komt het neer op dat je het navolgende moet bewaren:
1 – Uitgaande facturen (als u het factuurstelsel toepast).
2 – Inkomsten (als u het kasstelsel toepast) .
3 – Ontvangen facturen.
4 – Privégebruik van goederen en diensten.
Naast de bovenstaande documenten moet u ook de navolgende informatie bewaren:
1 – Kasadministratie en kassabonnen.
2 – Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek.
3 – Tussentijds gemaakte controle berekeningen.
4 – Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen.
5 – Bankafschriften.
6 – Contracten, overeenkomsten en andere afspraken.
7 – Agenda’s en afsprakenboeken.
8 – Correspondentie.
9 – Software en databestanden.
10 – Gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie.
Het bewaren van de boekhouding voor de belastingdienst geld nadat deze verwerkt is en het jaar afgesloten. In de meeste gevallen bewaart u de documenten voor “niets”. De controle door de belastingdienst geschiet grotendeels geautomatiseerd. Op het moment dat er “cijfers” in jou aangiftes buiten de normen vallen dan gaat er een lampje branden. Waardoor de belastingdienst meer interesse gaat tonen.
Een correcte manier van verzamelen en bewaren van de boekhouding voor je boekhouder levert je direct voordeel op. De boekhouding moet door je boekhouder verwerkt worden. De kosten die je boekhouder berekent zijn gebaseerd op de tijd die hij in de verwerking moet steken.
Wanneer jij zorgt dat je boekhouding compleet is en alles op volgorde ligt dan schaalt dat hem tijd en jou dus geld.
Lever je je boekhouding aan op papier dan zijn de volgende zaken van belang voor een vlotte verwerking van je boekhouding.
1 – Lever je boekhouding aan in een ordner. Losse aanlevering kan leiden tot meerwerk voor je boekhouder.
2 – Stop in de ordner één of meerdere tabbladensets. Gesorteerd is je boekhouding overzichtelijker en sneller te verwerken.
3 – Draai per kalendermaand een PDF uit van de mutaties op je zakelijke bank. Je boekhouder controleert het banksaldo in de boekhouding en dit gaat sneller als dat per maand kan.
4 – Geef aan wanneer mutaties “privé” zijn. Aan privémutaties hoeft je boekhouder minder aandacht te besteden. Wanneer de privémutaties gemarkeerd zijn scheelt dat vragen van je boekhouder.
5 – Vermeld eventuele andere bijzonderheden bij de bankmutaties.
6 – Voeg de bonnen en facturen die bij de bankmutaties horen, per blad en op volgorde. Dit scheelt je boekhouder sorteren. Je moet van iedere zakelijke ontvangst of uitgave een document hebben om het te onderbouwen. Zonder dit document kan de uitgave door de belastingdienst geweigerd worden bij een boeken controle.
7 – Wanneer je zakelijk ook per kas geld ontvangt of uitgeeft maakt je een overzicht op volgorde van datum. Een eenvoudig overzicht is vaak al voldoende. Stop dit overzicht achter een nieuw tabblad.
8 – Voeg bij de kasmutaties ook de betrokken bonnen en facturen op volgorde achter het overzicht.
9 – Heb je aan het eind van een periode nog verkoopfacturen of inkoopfacturen die in die periode niet betaald zijn? Dan stop je die achter een nieuw tabblad. Voor de btw-aangifte moet je de facturen die in die periode zijn gemaakt maar nog niet betaald ook meenemen.
10 – Wanneer je via privé geld voor je zaak hebt ontvangen of uitgegeven dan verzamel je deze facturen ook achter een nieuw tabblad.
Naast de stukken die bij je inkomsten en uitgaven horen, heb of krijg je allerlei ander papieren die met jou onderneming te maken hebben. Deze documenten moet je ook bewaren. Deze documenten berg je ook overzichtelijk op in een ordner.
Je kunt dan denken aan:
1 – Verzekeringspolissen
2 – Leasecontracten
3 – Belastingaanslagen
Wanneer je de voorgaande regels naleeft dan heb je je boekhouding geordend en volledig bij elkaar en is het eenvoudig om deze zeven jaar goed te bewaren.
Één van de mooie voordelen van de digitalisering is dat je al je boekhouding digitaal kan verwerken en besparen. Je hoeft bovendien niet meer bij je boekhouder langs om de boekhouding te verwerken.
Voor digitale aanlevering van je boekhouding en overige administratie stukken heb je de navolgende mogelijkheden:
1 – Facturen als bijlage van een e-mail kan je in een gedeelde online documentenmap opslaan. Jij en je boekhouder kunnen er dan allebei direct bij.Bij veel boekhoud apps kan je PDF’s direct door sturen naar je boekhouding. Met een beetje moeite kan je zelfs je leveranciers rechtstreeks naar je boekhouding laten mailen.
2 – Bonnen of facturen die je op papier ontvangt kan je middels een foto vastleggen en in de gedeelde online documentenmap zetten. Bij boekhoud apps kan je via de app op je telefoon foto’s maken en deze direct naar je boekhouding sturen.
3 – Verkoop facturen kun je ook uploaden. Je verplaats ze naar een gedeelde online documentenmap of je kan ze direct naar je boekhouding mailen.
Boekhoud apps bieden meestal ook de gelegenheid om in de app je verkoopfacturen te maken. Dit gaat meestal makkelijker dan handmatig in (bijvoorbeeld) Excel. Bovendien zijn deze verkoopfacturen direct verwerkt.
4 – Je bankmutaties kun je zowel als PDF of als MT940 bestand ook naar een gedeelde online documentenmap of naar je boekhoud app sturen. Met een vaste bankkoppeling heb je helemaal geen omkijken meer naar de aanlevering van je bankmutaties.
Wanneer je de smaak te pakken hebt van het digitaal bewaren van je administratieve documenten is het wel raadzaam om samen met je boekhouder een structuur van digitale mappen te maken zodat er overzicht blijft in wat je allemaal hebt opgeslagen.