Boekhouder - Adviseur - Coach - Klankbord

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Reis- en verblijfskosten

Table of Contents

Reis- en verblijfskosten

Reis- en verblijfskosten is ook iets waar iedere ondernemer mee te maken krijgt. Je werkt zo nu of dan of altijd op locatie en dan heb je te maken met kosten van parkeren, een consumptie onderweg of een overnachting in een hotel. 

 

Voor aftrek van reis- en verblijfkosten gelden diverse beperkingen, omdat uitgaven voor deze kosten volgens de wetgever privé voordelen kunnen opleveren. Die beperkingen gelden voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting. Regels voor de inkomstenbelasting zijn meestal heel anders dan die voor de omzetbelasting. 

Reis- en verblijfskosten

Aftrek voor de inkomstenbelasting

De wetgever heeft bepaald dat voor een ondernemer de onderstaande zakelijke kosten slechts beperkt aftrekbaar zijn. Dit geldt voor kosten gemaakt in binnen- en buitenland. : 

 

 Voedsel, drank, genotmiddelen (bijvoorbeeld sigaretten); 

Representatie. Representatiekosten zijn kosten van leveringen of bijdragen aan anderen om je bedrijf te presenteren zonder formele tegenprestatie van de ontvanger. Als ondernemer moet je je bedrijf presenteren aan de buitenwereld… 

congressen, seminars, studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten). 

Keuze mogelijkheid voor aftrek

Bij het aftrekken van deze kosten kan je uit twee methodes kiezen. 

 

 

1 – Een drempel van € 4.700. alles boven dit bedrag is aftrekbaar. 

 80% van alle kosten aftrekken. 

 

Voor zzp-ers en kleine bedrijven is de tweede keuze vaak het voordeligst. 

 

– Reizen en verblijf in verband met cursussen en opleidingen voor studie en beroep, alsmede in verband met congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, zijn niet aftrekbaar boven een bepaald maximumbedrag.

– Boetes uit binnen- en buitenland zijn niet aftrekbaar. 

– Reiskosten met privé (gehuurde) auto zijn aftrekbaar tot maximaal € 0,19 per km (2021). 

– Toon het zakelijke karakter aan! Het zakelijke karakter van eten/drinken mag verondersteld worden bij een dienstreis of overwerk. 

– Schrijf bij zakelijke etentjes met relaties de namen van de relaties en bedrijfsnamen op de factuur. 

– Bij een werklunch met medewerkers zal je het zakelijke karakter aannemelijk moeten maken, bijvoorbeeld door een agenda en verslag van de bespreking. 

– Splits de kosten van verblijf in overnachting en eten/drinken en vraag bijvoorbeeld in een hotel om een gespecificeerde rekening. Als de kosten erg klein zijn ten opzichte van het totale bedrag (maaltijd in een vliegtuig,) is dat niet nodig. 

BTW reis- en verblijfskosten

De btw komt uiteraard alleen in aanmerking voor aftrek als de kosten dienstbaar zijn voor met btw belaste omzet. Aanvullend heb je te maken met een aantal regels die je moet weten om de btw juist af te trekken. 

 

Ook hier zijn er nog een aantal beperkingen of spelregels. 

 

De btw op de kosten voor maaltijden in de horeca zijn bijvoorbeeld niet aftrekbaar. In een hotel moet je daarom vragen de rekening te splitsen in overnachting en eten/drinken. De btw is overigens volledig aftrekbaar als je de maaltijd haalt bij bijvoorbeeld de Chinees of laat bezorgen door een pizzeria. 

 

Zoals hiervoor is vermeld, zijn reis- en verblijfkosten (inclusief eten en drinken) voor congressen, seminars en studie beperkt aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Voor de btw zijn de regels heel anders en dat maakt je boekhouding ingewikkeld. Als je je boekhouding aan ons uitbesteed, zorgen wij voor de juiste uitsplitsing van deze kosten voor correcte aangiften omzet- en inkomstenbelasting. 

 

In buitenland betaalde btw is niet aftrekbaar via de reguliere btw-aangifte. Niet-aftrekbare btw mag je opvoeren als kosten. In buitenland betaalde btw behandel je in eerste instantie meestal het beste als niet-aftrekbare btw. Na afloop van het jaar kan je die eventueel door je boekhouder (deels) laten terug vragen via de Nederlandse fiscus. 

 

Wanneer je een bon of factuur krijgt die niet op naam staat van jouw bedrijf, dan moet je die betalen met een bankpas of creditcard. Je hebt dan een betaalbewijs. Zo’n bon of factuur voldoet niet aan de factuureisen voor de btw. Onder bepaalde voorwaarden mag je de btw toch terugvragen. Wij vertellen je graag meer hierover. 

 

Lees meer over beperkt aftrekbare kosten in onze blog over gemengde kosten of op de site van de belastingdienst via deze link.