Boekhouder - Adviseur - Coach - Klankbord

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Waar moeten inkoopfacturen aan voldoen

Table of Contents

Ontvangen inkoopfacturen administreren

Als ondernemer koop je goederen koopt of diensten van andere ondernemers. Je betaalt daarbij meestal ook btw. Als je recht hebt op aftrek van btw, mag je de btw  aftrekken bij je btw aangifte. Dit doet je van de btw die je aan de Belastingdienst moet betalen. Je moet wel kunnen aantonen hoeveel btw je leveranciers aan je hebben berekend. Daarom bewaar je de inkoopfacturen die je ontvangt. Je administreert de onderstaande gegevens. 

 

 
  • De datum van de factuur. 
  • Het nummer van de factuur. 
  • De naam en het adres van de leverancier. 
  • Het btw-identificatienummer van de leverancier. 
  • Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die aan je zijn geleverd.
  • De prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief.
  • Het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief. 

Vereenvoudigde administratie in sommige gevallen

Je mag de gegevens die je vastlegt in je administratie eventueel per factuur ook beperken tot de volgende 2 bedragen: 

 

  • Het bedrag van de vergoeding. 
  • Het bedrag van de btw. 
  •  

Dit mag alleen als je bij de boeking van de factuur in de administratie een nummer of kenmerk opneemt. Aan de hand van dat kenmerk is de factuur die bij de boeking hoort makkelijk terug te vinden. 

 

Omgekeerd is de boeking die bij een factuur hoort ook makkelijk terug te vinden. Verder moeten de facturen alle verplichte gegevens bevatten.

Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw BTW-administratie

Bent je verplicht te factureren? Vermeld op je factuur dan altijd de volgende gegevens: 

  • je volledige naam en de naam van je afnemer. 
    Vermeld de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat. 
  • je volledige adres evenals het adres van je afnemer. 
    Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende als je alleen een postbusnummer vermeldt. 
  • Het btw-identificatienummer. 
  • als je bij de KVK bent ingeschreven: je KVK-nummer. 
  • de datum waarop de factuur is uitgereikt .
  • een factuurnummer. 
  • als je goederen levert: wat voor goederen je hebt geleverd en hoeveel. 
  • als je diensten levert: wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan. 
  • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd en, indien van toepassing, de datum van een vooruitbetaling. 
  • het bedrag dat je vraagt, exclusief btw.
    Levert je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen per btw-tarief. 
  • het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst. 
  • het btw-bedrag

 

Soms gelden er andere eisen voor een factuur. Bijvoorbeeld als het factuurbedrag € 100 of lager is (inclusief btw). Je hoeft dan minder gegevens te vermelden. Of bijvoorbeeld als Je zakendoet met het buitenland. Dan moet je daarentegen extra gegevens vermelden. 

Aangepaste regels

In sommige situaties gelden aangepaste regels voor je facturen. Voor de meeste ondernemers zijn die niet van toepassing. Om die reden verwijs ik je naar de site van de Belastingdienst via deze link. In het ene geval zijn het minder regels en in het andere geval zijn het er meer. Dat heef alles je maken met bijzondere situaties die in die situaties kunnen voordoen.

Er zijn uitzonderingen in de navolgende gevalllen:

 

    – Je bent tussenhandelaar bij een ABC-transactie. 

  • – Je verstuurt een acceptgiro. 

  • – De afnemer maakt de factuur op.  

  • – Je gebruikt automatische afschrijvingen. 

  • – Je levert brandstof voor landvoertuigen.  

  • – Als je detailhandelaar bent.

  • – Als Je levert op basis van een doorlopende overeenkomst.  

  • – Je fiscaal vertegenwoordiger betaalt de btw.

  • – Je hebt een groothandel. 

  • – Bij gebruik maken van de kleineondernemersregeling. 

  • – Je geeft korting op tijdige betaling. 

  • – Wanneer je werkt met een kredietbeperkingstoeslag.  

  • – Je levert margegoederen.  

  • – Bij levering van meerdere afzonderlijke goederen of diensten aan de zelfde klant.  

  • – Je levert nieuwe of bijna nieuwe vervoersmiddelen.  

  • – Je valt onder de reisbureauregeling. 

  • – De klant ruilt goederen in.  

  • – Je bent uitgever van tijdschriften.  

  • – Je factureert voor een bedrag tot maximaal € 100 inclusief btw.  

  • – De factuur is een wijziging van de oorspronkelijke factuur.  

  • – Je maakt gebruik van de verleggingsregeling. 

  • – Je verkoopt een onroerende zaak en verrekent daarnaast eerder ontvangen huurbedragen.  

  • – Bij het versturen van een verzamelfactuur.  

  • – Je verstuurt voorschotnota’s.  

  • – Je levert vrijgestelde goederen of diensten.  

  • – Bij zaken doen met andere EU-landen. 

 
Samengevat voldoet niet ieder bonnetje of factuur automatisch aan de eisen van de Belastingdienst. Je doen er verstandig aan hier wel op te letten Om te voorkomen dat je vroeger of later geconfronteerd wordt met bezwaren van de Belastingdienst.
Inkoopfacturen
De Belastingdienst stelt eisen aan jouw inkoopfacturen